Scouting & Bushcraft Convention - Konzeption

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Mit dem Team der Adventure Southside haben wir viel diskutiert, wie eine neue, eigene Veranstaltung konzeptioniert sein könnte. Hier folgt eine Zusammenstellung ohne Anspruch auf Vollständigkeit als Diskussionsgrundlage... Eingeflossen sind bisher auch Äußerungen aus der Gründungsversammlungen und mehrere einzelne Gespräche, bzw. Input au der WhatsApp-Gruppe. Jede und jeder ist eingeladen, hier mit zu schreiben. Wer einen Account für das Wiki benötigt, meldet sich kurz. Ansonsten übernehmen wir gerne auch Inhalte auf anderen Wegen.

Unterschiedliche Auffassungen zu einzelnen Punkten können auf der Diskussionsseite des Artikels diskutiert werden. 

Eine Convention (von lateinisch convenire ‚zusammenkommen‘, meist auch nur Con genannt) ist eine Veranstaltung, auf der sich Menschen mit gleichartigen Interessen treffen, um andere Gleichgesinnte kennenzulernen, sich mit ihnen über ihr Hobby auszutauschen und diesem auch nachzugehen. Viele Conventions bieten auch Möglichkeiten zum Einkauf an Verkaufsständen. Dabei werden neben offiziellen Produkten oft auch inoffizielle oder von Fans eigens entwickelte Werke angeboten. Conventions sind mitunter zu einem wichtigen Teil der entsprechenden Szenen herangewachsen. Die Grenze zur Messe ist fließend. Häufig gibt es ein Bühnenprogramm mit Varieté, Show und Wettbewerben zur Unterhaltung.[1]

Inhalte

  • Pfadfinder (überbündisch)
    • Grundlagen pfadfinderisches Wissen und Können
    • evtl. Woodbadge Modulkurse (3e)
  • Schwarzzelte
  • Bushcraft
  • Survival
  • Vorträge (z.B. Reiseberichte, HowTo, Wissenswertes,...)
  • Kulturelles/ Musisches

Zielgruppen

Als Zielgruppe sehen wir alle outdoorbegeisterten Menschen, insbesondere

  • Pfadfinderleiter
  • Bushcrafter
  • Individualreisende
  • Erlebnispädagogen
  • Naturpädagogen
  • ...

Es ist wichtig, ein optimistisches, friedliches und gerechtes Bild dieser Welt zu prägen. Deswegen distanzieren wir uns von jeglichen extremen, populistischen Inhalten. Dies sollten wir bei der Ansprache der Zielgruppen klar kommunizieren. Ein klares NoGo sind für mich (Ralph) z.B. militärische Uniformen, Waffen usw.

Methoden

  • Workshops
  • Vorträge
  • Ausstellung
  • Verkauf

Ambiente

  • Schaulager
  • Lagerfeuerrunden

Fragen hierzu

  • Wollen wir die Teilnehmer / Workshopanbieter / Aussteller um ein gewisses Ambiente bitten?

Veranstalter

Veranstalter ist der am 05.10.2018 gegründete Verein Scouting & Bushcraft Convention e.V.

Die beteiligten Firmen sind:

  • Jurtenland, Ralph Fröhlich (mit dem entsprechenden Team dahinter)
  • Time FoRest, Jan Ingo Kollig

Eine entsprechende Sponsorenvereinbarung sollte schriftlich dokumentiert werden.

Fragen hierzu

  • Welche Haftungsfragen sollten wir hierzu klären?
  • Welche Pflichten haben Veranstalter / Sponsoren?
  • Welchen Nutzen haben Veranstalter / Sponsoren?

Vorbereitungsteam

Veranstalter und deren Unterstützer (Freunde). Im großen und ganzen sehe ich hier das Team der Adventure Southside 2018. Die Zusammenstellung und Aufgabenteilung hat sich bewährt. Wobei wahrscheinlich noch ein paar Aufgabenfelder hinzukommen, die bisher durch den Messeveranstalter und die Lochmühle abgedeckt waren, z.B.

  • Check-In
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Infrastruktur

Gesellschaftsform

Um den einzelnen mit seinem Privatvermögen zu schützen, wird die Veranstaltung durch den gemeinnützigen Verein Scouting & Buschcraft Convention e.V. getragen. Von den Mitgliedern, inkl. Geschäftsbetreibern, besteht kein direktes wirtschaftliches Interesse. Die Veranstaltung wird kostendeckend (evtl. mit Rücklagen für weitere Veranstaltungen) kalkuliert.

eingetragener, gemeinnütziger Verein

siehe auch

Termin

Der Termin wurde in der Gründungsversammlung auf 28.-30.06.2019 festgelegt.

Evtl. Aufbau am Wochenende vorher (kleine Dreier-Jurtenburg), mit ersten Workshops für die Helfer, dann Mo-Do. Lagerwache im kleinen Kreis, letzte Vorbereitungen. Freitag und Samstag volles Programm. Abbau am Sonntag recht früh, so dass am späten Nachmittag alles von der Wiese ist.

Vereinverwaltung

Anforderungen

  • Online von mehreren Personen nutzbar
  • Mitglieder verwalten ihre eigenen Daten

potentielle Varianten

Ort

Der Veranstaltungsort sollte in erster Linie gut für ein Schaulager geeignet sein und sich möglichst in verschiedene Bereiche gliedern lassen. Bei den vorhandenen Jugendzeltplätzen ist davon auszugehen, dass diese in der Regel nicht befahren werden dürfen, auch freie, viele Feuerstellen gestalten sich eher schwierig. Der große Vorteil ist jedoch, dass hier normalerweise genügend sanitäre Einrichtungen zu Verfügung stehen.

Welche Voraussetzungen sollte ein Veranstaltungsort mitbringen?

Wichtig

  • Einigermaßen ebene Wiese zum Zelten
  • Erlaubnis und Möglichkeit zum Feuermachen
  • Ausreichend Schatten an heißen Tagen
  • Verfügbarkeit von Strom und Wasser
  • Verfügbarkeit von Baumaterial (Stangen, Schwarten, Strohballen)
  • Mobilfunkverbindung LTE 4G mit bestmöglicher Bandbreite für Livevideos
  • Toiletten
  • gute, öffentliche Anbindung
  • Gliederung in verschiedene Bereiche
  • Erlaubnis, das Gelände zu befahren

Optional

  • Bach oder See
  • Wald, der mit eingebunden werden kann

Vorschläge

Kleinebene, Oppenau

siehe Kleinebene

Lochmühle, Eigeltingen

Theoretische Netzabdeckung von Vodafone auf der Pferdekoppel, Lochmühle
Theoretische Netzabdeckung von Vodafone auf der Apfelbaumwiese, Lochmühle

Vorteile

  • logistische Moglichkeiten der Löchmühle
  • gute Einbindung in deren Team
  • evtl. Einbindung von Schweizer Pfadis (um sie mit den Schwarzzelten zu ködern)

Nachteile

  • Weite Distanz für das komplette Zeltmaterial
  • evtl. hohe Kosten
  • evtl. paralelle Veranstaltungen (Lärm / Parkplatzfrage)

Naturschutz

Jugendzeltplatz Hahnbrunnwiese

Pfadfinderzeltplatz Metzingen

  • Angebot von Hathi

Zeltlagerplatz Stöcklewald

Gliederung

  • Schaulager (so wie auf der Southside)
    • Küche und Verpflegung für das Team als Schauküche, als Anregung und Vorführung für Teilnehmer
    • Wasserversorgung
    • Stromversorgung
    • Backstagebereich
  • Camp für Teilnehmer, die in das Ambiente des Schaulagers passen
  • Camp für Teilnehmer, die z.B. mit Wohnwagen usw. anreisen und nicht unbedingt ins Ambiente des Schaulagers passen
  • Bereich für (z.B.) Bushcrafter, die gerne etwas abseits ihr eigenes Lager aufbauen
  • Bereich für Infrastruktur (Toiletten, Duschen)
  • Parkplätze
  • Check-In

Fragen an die Lochmühle

  • Inwieweit sind die Kosten skalierbar?
    • Können wir bei geringer Nachfrage auf die sanitären Anlage der Lochmühle zurückgreifen?
  • Gibt es besondere Regeln für die Pferdekoppeln?
  • Können wir den Wald nutzen?
    • z.B. für Hängematten der Bushcrafter
  • Unter welchen Bedingungen können wir Lagerfeuer machen?
    • Wohin kommt die Asche der Lagerfeuer?
  • Wie können wir den Müll trennen?
  • Gibt es ein günstiges Essensangebot?
  • Macht die Lochmühle den Getränkeverkauf?
  • Ist ein Aufbau bereits am Wochenende vorher möglich?
  • Gibt es günstigeres Möglichkeiten für das nötige Material?
    • Stangenholz
    • Brennholz
    • Strohballen
    • Lehm
  • Wie ist die Versorgung mit fließend Wasser möglich?
    • Schlauch?
    • Über die Pferdekoppel?
  • Ausweisung Zufahrt und Parkplätze durch die Lochmühle?

Personengruppen

Nach derzeitigem Vorsschlagsstand ergeben sich drei Klassen von Teilnehmer*innen:

Teammitglieder

Alle die an der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung aktiv beteiligt sind. (quasi das Personal vom Jurtenland in den Vorjahren, ergänzt durch weitere aktiv beteiligte)

Mitwirkende

Hier geht es um alle die Inhalte anbieten. Zum Beispiel Referenten, Worshopleiter, Vortragende, Musiker, Händler, Verpfleger und Hersteller. Diese Gruppe ist nicht wesentlich in der Vorbereitung, wohl aber in der Gestaltung der Veranstaltung beteiligt.

Teilnehmer*innen

Besucher und Besucherinnen die für einen Tag oder bis zu drei Tagen die Veranstaltung besuchen, ungeachtet dem Umstand ob diese übernachten oder nicht. Diese Gruppe tritt vor allem als Teilnehmer und Kunden bei den Angeboten der Mitwirkenden in erscheinung.

Finanzierung

Wie finanzieren wir diese Verantaltung?

  • Teilnehmerbeiträge
    • gestaffelt nach Art der Teilnahme
  • Kostenübernahme durch die Veranstalter
  • Von der Lochmühle liegt ein Angebot vor

Teilnehmerbeiträge

Ziel der Beitragsgestaltung ist ein möglichst geringer kommerzieller Charakter der Convention. Wichtig sind die inhaltlichen Beiträge, möglichst mit der aktiven Einbindung aller Teilnehmenden. Die Angebote wie Workshops, Vorträge, Darbietungen etc. sollten möglichst kostenlos oder, falls es Materialkosten gibt, gegen einen geringen Unkostenbeitrag angeboten werden. Die Einnahmen durch Teilnehmerbeiträge sollen die Grundkosten der Verstaltung decken.

  • Jeder Teilnehmende zahlt einen festen Beitrag pro Tag für bis zu drei Tage / zwei Nächte Teilnahme an der Convention.
  • Dies gilt für Teamer, Workshopleiter, Referenten, Teilnehmer.
  • Kommerzielle Anbieter, wie Aussteller, Verkäufer, Bewirtung zahlen den gleichen Beitrag je Person, auf für Personen die sie einladen. Hinzu kommt eine Betrag in Höhe von 10% vom Umsatz (kein Umsatz = keine zusätzlichen Kosten ausser dem Teilnehmerbeitrag)

Zusätzliche Kosten entstehen für Teilnehmer durch Materialkostenbeiträge für Workshops und die Verpflegung.

Verpflegungskosten sind nicht im Teilnehmerbeitrag enthalten. Teilnehmer verpflegen sich selbst oder über die Teilnahme an Workshops (gegen einen entsprechenden Kostenbeitrag) oder durch Bewirtungsangebote.

Enthalten im Teilnehmerbeitrag sind:

  • Teilnahme an der Convention und deren Programm (siehe Ausnahme Materialkosten für Workshops)
  • Übernachtung auf dem Gelände der Convention (die dazu nötige Ausrüstung ist selbst mitzubringen)
  • Sanitäre Anlagen
  • Müllabfuhr
  • Parkplätze
  • weitere Infrastruktur
  • ...

Durch die Teilnehmerbeiträge werden auch folgende Kosten finanziert:

  • Versicherung der Veranstaltung
  • Vorbereitung der Convention
  • ...

technische Umsetzung

Denkbar wäre ein Online-Ticket-Shop auf Basis der Warenwirtschaft von Jurtenland. Entweder direkt auf den Shop-Seiten von Jurtenland (davon würde der Ralph natürlich sehr profitieren), oder einem separaten Shop, immer noch mit der Software von Jurtenland (und Jurtenland dort "nur" als Sponsor" gelistet). Bei der letzteren Variante wäre die Abrechnung sauber getrennt.

Bezahlungen könnten komplett über Paypal abgewickelt werden (eigenes Konto für den Verein). Das macht ein schlankes System, der Nutzer bekommt sein Ticket direkt zum Download.

Die Teilnehmer*innen erhalten je nach Tag ein farbiges Teilnahmearmband. Bei voller Teilnahme an allen drei Tagen kann es ein einzelnes dreifarbiges Armband geben.

Fragen hierzu

  • Wie ist das mit ehrenamtlichen Teamern?
  • Wie kommen wir zu einer belastbaren Kalkulation?
  • Was passiert mit evtl. Überschüssen?
    • Teamerfest
    • Rücklagen für weitere Veranstaltungen
    • Spenden für einen gemeinnützigen Zweck
  • Was passiert mit evtl. Verlusten?
    • Umlage auf die Veranstalter

Kommunikation mit potentiellen Mitwirkenden

Also, unseren Verein haben wir gestern gegründet. Als Veranstaltungsort streben wir Eigeltingen an. Wir wollen der Veranstaltungen möglichst einen "Nicht-Kommerziellen" Anstrich geben. Unser Wunschziel wäre, dass sich an der Convention Gleichgesinnte treffen und voneinander lernen können. Dazu sind wir in der Diskussion, ob wir einen einheitlichen TN-Beitrag für alle Beteiligten ansetzen, egal ob Vorbereitungsteam, Workshopanbieter oder einfache Teilnehmer. Dieser Beitrag deckt die Grundkosten der Veranstaltung und dessen Vorbereitung. Workshops können jedoch extra kosten, wenn dort Material oder Lebensmittel benötigt werden, Wir denken jedoch daran, dass nur die Kosten ohne Gewinnabsicht umgelegt werden. Anbieter, die kommerzielle Angebote, wie Warenverkauf oder Bewirtung haben und damit Geld einnehmen, sollen einen geringen Teil des Umsatzes an den Verein abführen, mit dem dann später die weitere Arbeit finanziert wird. Wie würde ein solches Modell zu euren Ideen passen?

Nachhaltigkeit

Öffentlichkeitsarbeit

Domain scoutingbushcraftconvention.org leitet aktuell um in das Wiki von Jurtenland

Fragen hierzu

  • Wie präsentieren wir den Verein und die Convention?
    • Wollen wir hierzu eine eigene Website gestalten?
    • Möchten wir eine eigene Facebookseite betreiben?

Presse

  • Wie organisieren wir die Pressearbeit?
  • Laden wir Blogger und YouTuber ein?
    • Sind das Teilnehmer?
    • Können die sich bei bestimmten Kriterien um kostenfreie Plätze bewerben?
  • Welche Zeitschriften kommen in Frage?
  • Themenverwandtes
    • Folk magazin (Wandervögel)

Versicherungen

Fragen hierzu

  • Wie kann eine solche Veranstaltung versichert werden?

Anbieter

Informationen

Mögliche Arbeitstitel

Ideensammlung für Titel und Beschreibung der Veranstaltung

vorgeschlagene Workshops

Back to the Basics
  • Statik von Lagerbauten (vorgeschlagen von Kai Meermann)
  • Alternativen zum Feuer, da zurzeit die Waldbrandgefahr sehr hoch ist bzw. Auch sehr viele Wiesen und Felder abbrennen und man hat auch nicht überall Holz. (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Karte und Kompass (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Erste Hilfe für alle Altersgruppen (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Lehmofenbau (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Alternativen zum DoBa bzw. Chemie-Klo (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Kräuterkunde/ Pilzesammeln (vorgeschlagen von Christoph Fromont)
  • Schnitzkurse (Marius Freisinger)

Weitere offene Fragen

  • Wie verpflegen sich die Teilnehmer?
    • örtliche Vereine für Bewirtung anfragen (z.B. für Besuchertag, sollte aber irgendwie zum Thema passen)

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Einzelnachweise

  1. ↑ https://de.wikipedia.org/wiki/Convention
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