Scouting & Bushcraft Convention - Konzeption

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Erster Entwurf für ein Logo

Mit dem Team der Adventure Southside haben wir viel diskutiert, wie eine neue, eigene Veranstaltung konzeptioniert sein könnte. Hier folgt eine Zusammenstellung ohne Anspruch auf Vollständigkeit als Diskussionsgrundlage... 

Eine Convention (von lateinisch convenire ‚zusammenkommen‘, meist auch nur Con genannt) ist eine Veranstaltung, auf der sich Menschen mit gleichartigen Interessen treffen, um andere Gleichgesinnte kennenzulernen, sich mit ihnen über ihr Hobby auszutauschen und diesem auch nachzugehen. Viele Conventions bieten auch Möglichkeiten zum Einkauf an Verkaufsständen. Dabei werden neben offiziellen Produkten oft auch inoffizielle oder von Fans eigens entwickelte Werke angeboten. Conventions sind mitunter zu einem wichtigen Teil der entsprechenden Szenen herangewachsen. Die Grenze zur Messe ist fließend. Häufig gibt es ein Bühnenprogramm mit Varieté, Show und Wettbewerben zur Unterhaltung.[1]

Inhalte

  • Pfadfinder (überbündisch)
    • evtl. Woodbadge Modulkurse (3e)
  • Schwarzzelte
  • Bushcraft
  • Survival
  • Vorträge (z.B. Reiseberichte, HowTo, Wissenswertes,...)
  • Kulturelles/ Musisches

Zielgruppen

Als Zielgruppe sehen wir alle outdoorbegeisterten Menschen, insbesondere

  • Pfadfinderleiter
  • Bushcrafter
  • Individualreisende
  • Erlebnispädagogen
  • Naturpädagogen
  • ...

Es ist wichtig, ein optimistisches, friedliches und gerechtes Bild dieser Welt zu prägen. Deswegen distanzieren wir uns von jeglichen extremen, populistischen Inhalten. Dies sollten wir bei der Ansprache der Zielgruppen klar kommunizieren. Ein klares NoGo sind für mich (Ralph) z.B. militärische Uniformen, Waffen usw.

Methoden

  • Workshops
  • Vorträge
  • Ausstellung
  • Verkauf

Ambiente

  • Schaulager
  • Lagerfeuerrunden

Veranstalter

Veranstalter ist der am 05.10.2018 gegründete Verein Scouting & Bushcraft Convention e.V.

Die beteiligten Firmen sind:

  • Jurtenland, Ralph Fröhlich (mit dem entsprechenden Team dahinter)
  • Time FoRest, Jan Ingo Kollig

Eine entsprechende Sponsorenvereinbarung sollte schriftlich dokumentiert werden.

Fragen hierzu

  • Welche Haftungsfragen sollten wir hierzu klären?
  • Welche Pflichten haben Veranstalter / Sponsoren?
  • Welchen Nutzen haben Veranstalter / Sponsoren?

Gesellschaftsform

Um den einzelnen mit seinem Privatvermögen zu schützen, erscheint es mir sinnvoll, über eine Gesellschaftsform nachzudenken. Aus heutiger Sicht erscheint ein gemeinnütziger Verein die sinnvollste Lösung. Zumindest von meiner (Ralph) Seite, besteht kein direktes wirtschaftliches Interesse. Es wäre völlig ausreichend, die Veranstaltung kostendeckend (evtl. mit Rücklagen für weitere Veranstaltungen) zu kalkulieren.

siehe auch

Termin

Der Termin Mitte Juli scheint eine recht stabile Wetterlage zu versprechen. Bei Veranstaltungsorten am und im Wald dürfte es aber schwierig sein Feuer zu machen. Wahrscheinlich sollten wir den Termin recht bald festlegen, denn sonst dürfte es schwierig sein, Plätze zu buchen.

Vorschlag

Einen Termin zwischen Mitte Juni und Mitte Juli 2019.

Evtl. Aufbau am Wochenende vorher (kleine Dreier-Jurtenburg), mit ersten Workshops für die Helfer, dann Mo-Do. Lagerwache im kleinen Kreis, letzte Vorbereitungen. Freitag und Samstag volles Programm. Abbau am Sonntag recht früh, so dass am späten Nachmittag alles von der Wiese ist.

Ort

Der Veranstaltungsort sollte in erster Linie gut für ein Schaulager geeignet sein und sich möglichst in verschiedene Bereiche gliedern lassen. Bei den vorhandenen Jugendzeltplätzen ist davon auszugehen, dass diese in der Regel nicht befahren werden dürfen, auch freie, viele Feuerstellen gestalten sich eher schwierig. Der große Vorteil ist jedoch, dass hier normalerweise genügend sanitäre Einrichtungen zu Verfügung stehen.

Welche Voraussetzungen sollte ein Veranstaltungsort mitbringen?

Wichtig

  • Einigermaßen ebene Wiese zum Zelten
  • Erlaubnis und Möglichkeit zum Feuermachen
  • Ausreichend Schatten an heißen Tagen
  • Verfügbarkeit von Strom und Wasser
  • Verfügbarkeit von Baumaterial (Stangen, Schwarten, Strohballen)
  • Mobilfunkverbindung LTE 4G mit bestmöglicher Bandbreite für Livevideos
  • Toiletten
  • gute, öffentliche Anbindung
  • Gliederung in verschiedene Bereiche
  • Erlaubnis, das Gelände zu befahren
  • Erlaubnis für Feuerstellen

Optional

  • Bach oder See
  • Wald, der mit eingebunden werden kann

Vorschläge

Kleinebene, Oppenau

siehe Kleinebene

Lochmühle, Eigeltingen

Theoretische Netzabdeckung von Vodafone auf der Pferdekoppel, Lochmühle
Theoretische Netzabdeckung von Vodafone auf der Apfelbaumwiese, Lochmühle

Vorteile

  • logistische Moglichkeiten der Löchmühle
  • gute Einbindung in deren Team
  • evtl. Einbindung von Schweizer Pfadis (um sie mit den Schwarzzelten zu ködern)

Nachteile

  • Weite Distanz für das komplette Zeltmaterial
  • evtl. hohe Kosten
  • evtl. paralelle Veranstaltungen (Lärm / Parkplatzfrage)

Naturschutz

Jugendzeltplatz Hahnbrunnwiese

Pfadfinderzeltplatz Metzingen

  • Angebot von Hathi

Zeltlagerplatz Stöcklewald

Gliederung

  • Schaulager (so wie auf der Southside)
    • Küche und Verpflegung für das Team als Schauküche, als Anregung und Vorführung für Teilnehmer
    • Wasserversorgung
    • Stromversorgung
    • Backstagebereich
  • Camp für Teilnehmer, die in das Ambiente des Schaulagers passen
  • Camp für Teilnehmer, die z.B. mit Wohnwagen usw. anreisen und nicht unbedingt ins Ambiente des Schaulagers passen
  • Bereich für (z.B.) Bushcrafter, die gerne etwas abseits ihr eigenes Lager aufbauen
  • Bereich für Infrastruktur (Toiletten, Duschen)
  • Parkplätze
  • Check-In

Teilnehmende

Je nach Art und Weise, wie sich der einzelne in die Veranstaltung einbringt, ergeben sich z.b. folgende Kategorien von Teilnehmenden

Team-Mitglieder

Veranstalter und deren Unterstützer (Freunde). Im großen und ganzen sehe ich hier das Team der Adventure Southside 2018. Die Zusammenstellung und Aufgabenteilung hat sich bewährt. Wobei wahrscheinlich noch ein paar Aufgabenfelder hinzukommen, die bisher durch den Messeveranstalter und die Lochmühle abgedeckt waren, z.B.

  • Check-In
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Infrastruktur

Referenten / Workshopleiter

Teilnehmer, die sich mit Inhalten über ein normales Maß hinaus für die Veranstaltung engagieren und maßgeblich zu deren Gestaltung beitragen

Vorschläge, Ideen, Angebote

  • Sven Seitz (Angebot)
    • Bushcraftschmiede
    • Workshops mit dem Schwerpunkt: Aufbau einer einfachen Schmiedemöglichkeit für Gruppenstunden und Bau von Ausrüstung zum Kochen am Feuer

Teilnehmer

Menschen, die vorwiegend zum Konsumieren der Inhalte an der Veranstaltung teilnehmen.

Händler / Hersteller

Firmen, Händler, Dienstleister, die entweder ihre Waren / Angebote präsentieren, oder direkt sogar zum Verkauf anbieten

  • Ideen im Bereich Pfadfinder
    • Auffahrt Pfadiartikel
    • Taschen (DV Essen)
    • IGEL GmbH
      • Heringstest usw.
  • Interessensbekundungen
    • Petromax
    • Carsten Bothe / Michael Neumann

Kunden / potentielle Kunden

Laden die Veranstalter ihre Kunden zu der Veranstaltung ein? Inwieweit übernehmen diese deren Kosten?

Besucher

Besteht die Möglichkeit, eine solche Veranstaltung auch nur zeitweise zu besuchen?

Fragen hierzu

  • Wie klassifizieren wir die einzelnen Gruppen?
  • Wie gehen wir mit Vermischungen um?
  • Welche Beiträge leistet wer zur Finanzierung der Veranstaltung?
  • Welchen Umfang soll die Veranstaltung haben?

Finanzierung

Wie finanzieren wir diese Verantaltung?

  • Teilnehmerbeiträge
    • gestaffelt nach Art der Teilnahme
  • Kostenübernahme durch die Veranstalter
  • Von der Lochmühle liegt ein Angebot vor

Teilnehmerbeiträge

Ziel der Beitragsgestaltung ist ein möglichst geringer kommerzieller Charakter der Convention. Wichtig sind die inhaltlichen Beiträge, möglichst mit der aktiven Einbindung aller Teilnehmenden. Die Einnahmen durch Teilnehmerbeiträge sollen die Grundkosten der Verstaltung decken.

  • Jeder Teilnehmende zahlt einen festen Beitrag für bis zu drei Tage / zwei Nächte Teilnahme an der Convention.
  • Dies gilt für Teamer, Workshopleiter, Referenten, Teilnehmer.
  • Kommerzielle Anbieter, wie Aussteller, Verkäufer, Bewirtung zahlen den gleichen Beitrag je Person.
  • Hinzu kommt eine Betrag in Höhe von 10% vom Umsatz (kein Umsatz = keine zusätzlichen Kosten ausser dem Teilnehmerbeitrag)

Zusätzliche Kosten entstehen für Teilnehmer durch Materialkostenbeiträge für Workshops.

Verpflegungskosten sind nicht im Teilnehmerbeitrag enthalten. Teilnehmer verpflegen sich selbst oder über die Teilnahme an Workshops (gegen einen entsprechenden Kostenbeitrag) oder durch Bewirtungsangebote.

Enthalten im Teilnehmerbeitrag sind:

  • Teilnahme an der Convention und deren Programm (siehe Ausnahme Materialkosten für Workshops)
  • Übernachtung auf dem Gelände der Convention (die dazu nötige Ausrüstung ist selbst mitzubringen)
  • Sanitäre Anlagen
  • Müllabfuhr
  • Parkplätze
  • weitere Infrastruktur
  • ...

Durch die Teilnehmerbeiträge werden auch folgende Kosten finanziert:

  • Versicherung der Veranstaltung
  • Vorbereitung der Convention
  • ...

technische Umsetzung

Denkbar wäre ein Online-Ticket-Shop auf Basis der Warenwirtschaft von Jurtenland. Entweder direkt auf den Shop-Seiten von Jurtenland (davon würde der Ralph natürlich sehr profitieren), oder einem separaten Shop, immer noch mit der Software von Jurtenland (und Jurtenland dort "nur" als Sponsor" gelistet). Bei der letzteren Variante wäre die Abrechnung sauber getrennt.

Bezahlungen könnten komplett über Paypal abgewickelt werden (eigenes Konto für den Verein). Das macht ein schlankes System, der Nutzer bekommt sein Ticket direkt zum Download.

Fragen hierzu

  • Wie ist das mit ehrenamtlichen Teamern?
  • Wie kommen wir zu einer belastbaren Kalkulation?
  • Was passiert mit evtl. Überschüssen?
    • Teamerfest
    • Rücklagen für weitere Veranstaltungen
    • Spenden für einen gemeinnützigen Zweck
  • Was passiert mit evtl. Verlusten?
    • Umlage auf die Veranstalter

Nachhaltigkeit

Presse

  • Wie organisieren wir die Pressearbeit?
  • Laden wir Blogger und YouTuber ein?
    • Sind das Teilnehmer?
    • Können die sich bei bestimmten Kriterien um kostenfreie Plätze bewerben?
  • Welche Zeitschriften kommen in Frage?
  • Themenverwandtes
    • Folk magazin (Wandervögel)

Mögliche Arbeitstitel

Ideensammlung für Titel und Beschreibung der Veranstaltung

vorgeschlagene Workshops

Back to the Basics
  • Statik von Lagerbauten (vorgeschlagen von Kai Meermann)
  • Alternativen zum Feuer, da zurzeit die Waldbrandgefahr sehr hoch ist bzw. Auch sehr viele Wiesen und Felder abbrennen und man hat auch nicht überall Holz. (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Karte und Kompass (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Erste Hilfe für alle Altersgruppen (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Lehmofenbau (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Alternativen zum DoBa bzw. Chemie-Klo (vorgeschlagen von Michael Kirner)
  • Kräuterkunde/ Pilzesammeln (vorgeschlagen von Christoph Fromont)

Weitere offene Fragen

  • Wie verpflegen sich die Teilnehmer?
    • örtliche Vereine für Bewirtung anfragen (z.B. für Besuchertag, sollte aber irgendwie zum Thema passen)

Einzelnachweise

  1. ↑ https://de.wikipedia.org/wiki/Convention
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