Scouting & Bushcraft Convention - Konzeption

Mit dem Team der Adventure Southside haben wir viel diskutiert, wie eine neue, eigene Veranstaltung konzeptioniert sein könnte.

Inhalte

• Pfadfinder
• Schwarzzelte
• Bushcraft
• Survival

Zielgruppen

• Pfadfinderleiter
• Bushcrafter
• Reisende
• ...

Methoden

• Workshops
• Vorträge
• Ausstellung
• Verkauf

Ambiente

• Schaulager
• Lagerfeuerrunden

Veranstalter

Wer würde Versanstalter sein und das wirtschaftliche Riskio tragen? Es kommen in Frage:

• Jurtenland, Ralph Fröhlich (mit dem entsprechenden Team dahinter)
• Time FoRest, Jan Ingo Kollig
• BenPacker, Ben Größle

Fragen hierzu

• Macht es Sinn, einen Verein oder andere Art Rechtsträger zu gründen?
• Welche Haftungsfragen sollten wir hierzu klären?
• Welchen Nutzen haben die Veranstalter?

Ort

Der Veranstaltungsort sollte in erster Linie gut für ein Schaulager geeignet sein und sich möglichst in verschiedene Bereiche gliedern lassen.

Welche Voraussetzungen sollte ein Veranstaltungsort mitbringen?

Wichtig

• Einigermaßen ebene Wiese zum Zelten
• Ausreichend Schatten an heißen Tagen
• Verfügbarkeit von Strom und Wasser
• Verfügbarkeit von Baumaterial (Stangen, Schwarten, Strohballen)
• Mobilfunkverbindung LTE 4G mit bestmöglicher Bandbreite für Livevideos
• Toiletten
• gute, öffentliche Anbindung
• Gliederung in verschiedene Bereiche

Optional

• Bach oder See
• Wald, der mit eingebunden werden kann

Vorschläge

Kleinebene, Oppenau

Vorteile

• lokale Nähe zu Ben und Ralph

Lochmühle, Eigeltingen

Vorteile

• logistische Moglichkeiten der Löchmühle
• gute Einbindung in deren Team

Nachteile

• Weite Distanz für das komplette Zeltmaterial
• evtl. hohe Kosten
• evtl. paralelle Veranstaltungen (Lärm / Parkplatzfrage)

Gliederung

• Schaulager (so wie auf der Southside)
  • Küche und Verpflegung für das Team als Schauküche, als Anregung und Vorführung für Teilnehmer
  • Wasserversorgung
  • Stromversorgung
  • Backstagebereich
• Camp für Teilnehmer, die in das Ambiente des Schaulagers passen
• Camp für Teilnehmer, die z.B. mit Wohnwagen usw. anreisen und nicht unbedingt ins Ambiente des Schaulagers passen
• Bereich für (z.B.) Bushcrafter, die gerne etwas abseits ihr eigenes Lager aufbauen
• Bereich für Infrastruktur (Toiletten, Duschen)
• Parkplätze
• Check-In

Teilnehmende

Je nach Art und Weise, wie sich der einzelne in die Veranstaltung einbringt, ergeben sich z.b. folgende Kategorien von Teilnehmenden

Team-Mitglieder

Veranstalter und deren Unterstützer (Freunde). Im großen und ganzen sehe ich hier das Team der Adventure Southside 2018. Die Zusammenstellung und Aufgabenteilung hat sich bewährt. Wobei wahrscheinlich noch ein paar Aufgabenfelder hinzukommen, die bisher durch den Messeveranstalter und die Lochmühle abgedeckt waren.

Referenten / Workshopleiter

Teilnehmer, die sich mit Inhalten über ein normales Maß hinaus für die Veranstaltung engagieren und maßgeblich zu deren Gestaltung beitragen

Teilnehmer

Menschen, die vorwiegend zum Konsumieren der Inhalte an der Veranstaltung teilnehmen.

Händler / Hersteller

Firmen, Händler, Dienstleister, die entweder ihre Waren / Angebote präsentieren, oder direkt sogar zum Verkauf anbieten

• Ideen im Bereich Pfadfinder
  • Auffahrt Pfadiartikel
  • Taschen (DV Essen)

Kunden / potentielle Kunden

Laden die Veranstalter ihre Kunden zu der Veranstaltung ein? Inwieweit übernehmen diese deren Kosten?

Fragen hierzu

• Wie klassifizieren wir die einzelnen Gruppen?
• Wie gehen wir mit Vermischungen um?
• Welche Beiträge leistet wer zur Finanzierung der Veranstaltung?
• Welchen Umfang soll die Veranstaltung haben?

Finanzierung

Wie finanzieren wir diese Verantaltung?

• Teilnehmerbeiträge
  • gestaffelt nach Art der Teilnahme
• Kostenübernahme durch die Veranstalter

Fragen hierzu

• Wie ist das mit ehrenamtlichen Teamern?
• Wie kommen wir zu einer belastbaren Kalkulation?
• Was passiert mit evtl. Überschüssen?
  • Teamerfest
  • Rücklagen für weitere Veranstaltungen
  • Spenden für einen gemeinnützigen Zweck
• Was passiert mit evtl. Verlusten?
  • Umlage auf die Veranstalter

Nachhaltigkeit

• Kompostklo statt Dixi
• Bio, Regional, Fair

Presse

• Wie organisieren wir die Pressearbeit?
• Laden wir Blogger und YouTuber ein?
  • Sind das Teilnehmer?
  • Können die sich bei bestimmten Kriterien um kostenfreie Plätze bewerben?

Offene Fragen

• Wie verpflegen sich die Teilnehmer?